În multe companii, vânzătorii sunt mereu ocupați: apeluri, mesaje, întâlniri, chat-uri, corecturi la oferte comerciale. În rapoarte — multă activitate, dar tranzacții reale mai puține decât ar putea fi. Clienții „se pierd”: pe unii nu i-a sunat nimeni înapoi, altora nu li s-a reamintit, unii „au dispărut singuri”. Și totuși, în departament există zeci sau chiar sute de contacte care ar putea deveni bani.
Problema-cheie aici nu este că vânzătorii sunt leneși sau „nu vor să vândă”. De cele mai multe ori, pur și simplu nu țin în focus o listă concretă de vânzări potențiale și trăiesc din fluxul de sarcini care vin peste ei. Iar cât timp rămâne așa, o parte din banii companiei se scurg constant.
Ce este, de fapt, „lista de vânzări potențiale”
E important să separăm:
-
baza generală de contacte;
-
solicitările inbound „în general”;
-
și lista de vânzări potențiale.
Lista de vânzări potențiale nu înseamnă „cu cine am vorbit cândva”. Este un portofoliu de oportunități concrete, pentru care:
-
a existat deja un contact;
-
interesul și volumul aproximativ sunt clare;
-
există șanse reale să ajungă la plată dacă se lucrează corect.
Ideal, acest portofoliu e vizibil ca:
-
listă de oportunități în CRM pe etape de funnel;
-
sau un board (în cifre / pe ecran) unde se vede clar ce oportunități sunt pe ce pas și ce se întâmplă acum cu ele.
Asta e „inima” muncii vânzătorului. Restul este agitația inbound din jur.
De ce „uită” vânzătorii de oportunitățile potențiale
Dacă vânzătorii pierd constant din vedere oportunități care puteau fi închise, cauza e aproape mereu în sistem, nu în atitudine.
Cele mai frecvente motive:
-
Nu există o vizualizare clară. Lista există doar în cap, în notițe și în chat-uri. Adică, practic, nu există. Omul vede doar contactul care „a apărut” acum.
-
Focus pe fluxul inbound, nu pe finalizare. Mulți lucrează pe logica „vine la mine — procesez”, nu pe logica „am un portofoliu și împing tranzacțiile etapă cu etapă”.
-
Nu au obiceiul să gândească „în portofoliu”. Au fost învățați să „facă apeluri” și să „lucreze obiecții”, nu să-și gestioneze oportunitățile ca un set de șanse în curs.
-
Managerul întreabă doar de rezultat. Dacă la ședințe se vorbește doar despre „cât ai vândut”, vânzătorul se orientează doar după cifra finală, iar drumul până acolo rămâne în umbră.
De ce e util pentru vânzător, nu doar pentru companie
E important ca oamenii să nu perceapă lucrul cu portofoliul ca pe „încă o obligație pentru raport”.
Ce câștigă vânzătorul când își ține portofoliul în focus:
-
Mai puțin stres de tipul „de unde scot planul”. Când vede o listă de oportunități cu sume și etape, planul nu mai e o abstracție. Înțelege concret din ce îl poate construi.
-
Senzație de control, nu haos. Nu „cineva trebuia sunat”, ci clar: pe oportunitatea asta fac acțiunea X, pe cealaltă acțiunea Y. Capul se eliberează.
-
Mai mulți bani la aceleași leaduri. Dacă nu mai pierzi oportunitățile calde, venitul crește chiar fără trafic suplimentar. Asta se vede direct în bonus.
-
Priorități clare. Când portofoliul e în față, devine evident ce e primul: o tranzacție mare aproape de final, un follow-up pe „aproape gata”, un contact important amânat.
Deci lista de vânzări potențiale nu e doar control — e sprijin real pentru vânzător.
Cum îi înveți pe vânzători să țină lista în focus: algoritm practic
Pasul 1. Faceți lista vizibilă și „oficială”
Fără asta, restul nu are sens:
-
setați în CRM (sau alt instrument) funnel-ul astfel încât toate oportunitățile reale să treacă pe acolo;
-
asigurați-vă că vânzările potențiale sunt înregistrate ca oportunități/deal-uri, nu rămân în chat-uri și memorie.
Vânzătorul trebuie să poată deschide oricând un ecran și să vadă:
-
câte oportunități are;
-
pe ce etape sunt;
-
ce sumă „stă” în portofoliu.
Pasul 2. Introduceți un review periodic al portofoliului
Lista trebuie să fie un instrument zilnic, nu un „raport lunar”. Format bun: un review scurt zilnic sau măcar de câteva ori pe săptămână:
-
„Care sunt cele 5–10 oportunități-cheie acum?”
-
„Care sunt blocate și de ce?”
-
„Care e următorul pas concret pentru fiecare?”
Se poate face și 1:1, și la ședința de echipă.
Pasul 3. Regula „fiecare oportunitate are următorul pas”
Regula de aur: nu există oportunitate fără următor pas și termen.
Pentru fiecare vânzare potențială trebuie să fie clar:
-
ce acțiune urmează (apel, email, întâlnire, trimitere materiale, clarificare condiții);
-
când anume se întâmplă.
Dacă asta lipsește, oportunitatea începe să „stea” și moare în liniște.
Pasul 4. Învățați-i să gândească în portofoliu, nu doar în activitate
Scopul nu e doar „să știe CRM-ul”, ci să schimbe logica:
nu „am făcut 30 de apeluri azi”,
ci „am împins înainte 7 oportunități concrete și asta am făcut pe fiecare”.
Introduceți explicit în vocabularul departamentului ideea de „portofoliu de oportunități”:
-
„Cum arată portofoliul tău săptămâna asta?”
-
„Din ce îți construiești planul?”
Cu cât se repetă mai des această întrebare, cu atât devine normă de gândire.
Pasul 5. Faceți portofoliul centrul dialogului de management
Dacă managerul întreabă doar „ce rezultat ai?”, oamenii vor trăi de la raport la raport.
Dacă la întâlniri se discută regulat:
-
starea portofoliului;
-
blocajele din oportunități;
-
strategii de follow-up și pașii următori,
portofoliul devine instrument real, nu „încă un raport”.
Rolul managerului: cum fixezi obiceiul
Ca obiceiul să se prindă, managerul trebuie să se bazeze pe portofoliu în mod real.
Ce ajută:
-
la ședințe discutați nu doar suma finală, ci oportunitățile-cheie și următorii pași;
-
analizați oportunitățile blocate: de ce s-au oprit și ce opțiuni există;
-
urmăriți „atârnările” din CRM: fără următor pas, fără activitate, fără responsabil;
-
introduceți indicatori de portofoliu în motivație: nu doar „bani în casă”, ci și disciplină pe funnel, lipsa oportunităților abandonate, conversii pe etape.
Vânzătorii trebuie să vadă clar: nu e „modă” și nu e „capriciul șefului”, e un standard nou de lucru.
Exemplu din practică
Departament de vânzări cu 6 oameni. Leaduri sunt suficiente, reclama merge, dar venitul nu crește cât ar putea. La analiză se vede:
-
fiecare are zeci de oportunități „suspendate” în CRM;
-
pe multe nu s-a făcut nimic de mult;
-
nimeni nu poate spune imediat din ce își construiește planul lunar.
Managerul introduce schimbări simple:
-
zilnic 10–15 minute pentru review de portofoliu: unde împingem, ce blochează;
-
regula: fiecare oportunitate are următor pas + task în CRM;
-
la întâlnirea săptămânală se discută nu doar vânzările, ci starea funnel-ului și portofoliului.
În două luni, cu același număr de leaduri, echipa închide mai multe tranzacții — doar pentru că a încetat să uite oportunitățile care erau aproape de decizie.
Ce poți face chiar săptămâna asta
-
exportă din CRM (sau din tabele) toate oportunitățile active pe fiecare vânzător: câte sunt, pe ce etape s-au blocat, la câte nu s-a lucrat demult;
-
arată echipei: acesta e portofoliul real, de aici vine planul, aici stau „banii neatinși”;
-
introduce o regulă: fiecare oportunitate are următor pas și termen, fixate în sistem; altfel e „abandonată”;
-
stabilește o întâlnire scurtă, dar regulată, despre portofoliu (nu doar despre cifre finale);
-
peste o lună compară: câte tranzacții s-au închis nu din leaduri noi, ci din oportunități existente gestionate corect.
Să-i înveți pe vânzători să țină în atenție lista de vânzări potențiale nu înseamnă „încă un raport”. Înseamnă trecerea de la activitate haotică la muncă conștientă cu oportunități reale.
Acolo unde există portofoliu și obiceiul de a lucra cu el, planurile se fac nu din noroc și „un client mare apărut din senin”, ci din mișcare constantă, etapă cu etapă, pe tranzacții concrete.