Как научить продавцов держать во внимании список потенциальных продаж и чем это им помогает

Во многих компаниях продавцы постоянно заняты: звонки, переписки, встречи, чаты, правки коммерческих предложений. В отчётах — много активности, но реальных сделок меньше, чем могло бы быть. Клиенты “теряются”, к кому-то не перезвонили, кому-то не напомнили, кто-то “сам пропал”. При этом в отделе есть десятки, а то и сотни контактов, которые могли бы стать деньгами.

Ключевая проблема здесь — не в том, что продавцы ленивые или “не хотят продавать”. Чаще они просто не держат в фокусе конкретный список потенциальных продаж, а живут потоком входящих задач. И пока это так, часть денег бизнеса регулярно утекает.

Что такое “список потенциальных продаж” на самом деле

Важно разделить:

• общую базу контактов;

• входящие обращения “вообще”;

• и список потенциальных продаж.

Список потенциальных продаж — это не просто “с кем когда-то говорили”. Это портфель конкретных сделок, по которым:

• уже был контакт;

• понятен интерес и примерный объём;

• есть шансы довести до оплаты, если правильно работать.

Идеально, когда этот портфель виден как:

• список сделок в CRM по этапам воронки;

• или визуальная доска (в цифрах или на экране), где понятно, какие сделки на каком шаге и что с ними сейчас происходит.

Это сердце работы продавца. Всё остальное — входящая суета вокруг.

Почему продавцы “забывают” про потенциальные сделки

Если продавцы постоянно теряют из вида сделки, которые могли бы закрыть, чаще всего дело в системе, а не в личном отношении.

Основные причины:

1. Нет понятной визуализации.
   Список есть только в голове, заметках и чатах. То есть его как бы нет. Человек видит только тот контакт, который всплыл прямо сейчас.

2. Фокус на входящем потоке, а не на доведении до конца.
   Многие продавцы живут логикой: “ко мне приходит — я обрабатываю”. Но не логикой: “у меня есть портфель, и я целенаправленно двигаю сделки по этапам”.

3. Отсутствие привычки думать “портфелем”.
   Их никто не учил смотреть на свою работу как на набор текущих возможностей. Их учили “делать звонки” и “отрабатывать возражения”.

4. Руководитель спрашивает только про результат.
   Если на планёрках речь идёт только о том, “сколько продали”, то продавец и ориентируется только на итоговую цифру. А путь к ней остаётся вне внимания.

Зачем это нужно самому продавцу, а не только компании

Важно, чтобы люди не воспринимали работу со списком потенциальных сделок как “ещё одну обязанность ради отчёта”. Им нужно увидеть, чем это выгодно лично им.

Что даёт фокус на портфеле сделок:

• Меньше стресса “где взять план”.
  Когда продавец видит перед собой список конкретных потенциальных сделок с суммами и этапами, план перестаёт быть абстракцией. Он понимает: из чего именно он может его собрать.

• Ощущение контроля, а не хаоса.
  Не “там кто-то должен перезвонить”, а чётко: по этой сделке — такое действие, по этой — такое. Разгружается голова.

• Больше денег при тех же лидах.
  Простая правда: если перестать терять тёплые возможности, доход растёт даже без увеличения трафика. Это прямая выгода по премии.

• Понятные приоритеты.
  Когда портфель перед глазами, легко понять, чем заняться в первую очередь: крупной сделкой на финальном этапе, дожимом “почти готовых” клиентов, важным, но отложенным контактом.

То есть список потенциальных продаж — это не только инструмент контроля, но и реальная поддержка для самого продавца.

Как научить продавцов держать список в фокусе: практический алгоритм

Шаг 1. Сделать список явным и общим

Первое, без чего дальше бессмысленно двигаться:

• настроить в CRM (или другом инструменте) воронку так, чтобы все реальные сделки проходили через неё;

• убедиться, что все потенциальные продажи фиксируются в виде сделок, а не остаются в чатах и памяти.

Важно, чтобы продавец мог в любой момент открыть экран и увидеть:

• сколько у него потенциальных сделок;

• на каких этапах они находятся;

• какая сумма “лежит” в портфеле.

Шаг 2. Ввести регулярный обзор портфеля

Список должен работать не как “отчёт раз в месяц”, а как ежедневный инструмент. Хороший формат — короткий ежедневный или хотя бы несколько раз в неделю обзор:

• “Какие 5–10 сделок для тебя сейчас ключевые?”

• “Какие из них застряли и почему?”

• “Какая следующая конкретная точка контакта по каждой?”

Это можно делать и на индивидуальных встречах, и на командных планёрках.

Шаг 3. Правило “у каждой сделки есть следующий шаг”

Золотое правило:
нет сделки без следующего шага и срока.

По каждой потенциальной продаже должно быть понятно:

• что конкретно делает продавец дальше (звонок, письмо, встреча, отправка материалов, уточнение условий);

• когда именно это должно произойти.

Если этого нет, сделка начинает “застаиваться”, а потом тихо умирает.

Шаг 4. Научить думать портфелем, а не только активностью

Задача обучения — не только научить людей пользоваться CRM, но и сменить логику:

• не “я сегодня сделал 30 звонков”,

• а “я сегодня продвинул вперёд вот эти 7 конкретных сделок и вот что по ним сделано”.

Можно прямо вводить в лексику отдела понятие “портфель сделок” и регулярно к нему отсылаться:

• “Как выглядит твой портфель на эту неделю?”

• “Из чего ты планируешь собрать свой план?”

Чем чаще звучит такая постановка, тем быстрее она становится нормой мышления.

Шаг 5. Сделать список потенциальных продаж центром управленческого диалога

Если руководитель продолжает спрашивать только: “какой результат за неделю?”, продавцы будут продолжать жить от отчёта к отчёту.

Если же на встречах регулярно обсуждаются:

• состояние портфеля;

• “узкие” места в сделках;

• стратегии дожима и работы с конкретными клиентами,

список потенциальных продаж перестаёт быть “ещё одним отчётом” и становится реальным рабочим инструментом.

Роль руководителя: как закрепить эту привычку

Чтобы привычка работать с портфелем сделок закрепилась, руководитель должен сам на него опираться.

Что можно делать:

• На планёрках обсуждать не только “итоговые суммы”, а именно ключевые сделки и следующие шаги по ним.

• Регулярно разбирать “зависшие” сделки: почему они остановились, что мешает, какие варианты есть.

• Обращать внимание на “висяки” в CRM: сделки без следующего шага, без активности, без ответственного.

• Включить показатели по работе с портфелем в мотивацию: например, учитывать не только сделку “в кассе”, но и конверсию по этапам, отсутствие брошенных сделок.

Важно, чтобы у продавцов было очевидно: это не мода и не “прикол руководителя”, это новый стандарт работы.

Пример из практики

Отдел продаж из 6 человек. Лидов достаточно, реклама работает, но выручка растёт не так, как могла бы. При разборе выясняется:

• у каждого продавца в CRM десятки “подвисших” сделок;

• по части из них давно не было никаких действий;

• никто не может ответить сходу, из чего конкретно они планируют собирать свои личные планы на месяц.

Руководитель вводит простые изменения:

• каждый день 10–15 минут выделяется на разбор портфеля: по каким сделкам двигаемся, что тормозит;

• вводится правило: у сделки всегда должен быть следующий шаг и задача в CRM;

• на еженедельных встречах обсуждается не только факт продаж, но и состояние воронки и портфеля.

Через пару месяцев, при том же количестве лидов, отдел начинает закрывать больше сделок — просто потому, что перестал забывать тех, кто уже был на грани решения.

Что вы можете сделать уже на этой неделе

1. Выгрузите из CRM или таблиц все текущие потенциальные сделки по каждому продавцу. Посмотрите: сколько их, на каких этапах они “застряли”, по скольким давно ничего не делали.

2. Покажите команде: вот ваш реальный портфель, вот из чего вы будете собирать план, вот где лежат “неподнятые” деньги.

3. Введите одно правило: у каждой сделки есть следующий шаг и срок, зафиксированные в системе. Без этого сделка считается “заброшенной”.

4. Назначьте короткую, но регулярную встречу, где вы будете обсуждать именно портфель сделок, а не только итоговые цифры.

5. Через месяц сравните: сколько сделок вы закрыли не за счёт новых лидов, а за счёт того, что начали нормально работать с уже существующими.

Научить продавцов держать во внимании список потенциальных продаж — это не про “дал ещё один отчёт”. Это про переход от хаотичной активности к осознанной работе с возможностями.

Там, где есть портфель и привычка с ним работать, планы выполняются не за счёт удачи и внезапных крупных клиентов, а за счёт системного движения вперёд по конкретным сделкам.